Archivieren Zeendoc verliert nichts, vergisst nichts
Da Speichern und Recherchieren von Dokumenten in einem Unternehmen ist bei Effektivität und Produktivität zu einer echten Herausforderung geworden.
Die Mitarbeiter eines Unternehmens sind mit den Problemen der Klassifizierung und der Archivierung konfrontiert, sie müssen die Dokumente finden, wenn sie sie benötigen.
Jeder Mitarbeiter wendet einen bedeutenden Teil seiner Zeit dafür auf, falsch eingeordnete oder nach den Vorstellungen der anderen Kollegen archivierte Dokumente zu suchen. Es ist gut, Dokumente zu archivieren. In der Lage sein, sie wiederzufinden, ist noch besser. Mit Zeendoc verlieren Sie keine Zeit mehr, nach einem Dokument zu suchen, es steht Ihnen immer zur Verfügung. Sobald sie automatisch in einer einzigen Datenbank digitalisiert und klassifiziert wurden, sind alle in den Dokumenten enthaltenen Informationen mit einem Klick zugänglich. Sie können die Zeit reduzieren, die Ihre Mitarbeiter damit verbringen, Dokumente zu archivieren und werden in der Lage sein, die Dokumente und ihre Inhalte schnell und leicht zu finden.
Noch nie war archivieren so einfach!
Es gibt viele schnelle und für alle Arten von Trägern geeignete
Lösungen für die Hinterlegung Ihrer Dokumente.
Digitale Dateien
Zeendoc akzeptiert alle Arten digitaler Dokumente.
Mehrere Archivierungsmethoden stehen zur Verfügung, um Ihnen die Hinterlegung der Dokumente in ihrem digitalen Schrank zu ermöglichen:
- die direkte Hinterlegung,
- der Versand per E-Mail,
- über den virtuellen Drucker auf Ihrem Computer.
Papierdokumente
Zeendoc ermöglicht die Hinterlegung aller Papierdokumente, gleichgültig welchen Formats ( Kreditkartenbelege, A4, A3, A0…). Zeendoc ist kompatibel mit allen Scannern und Kopiergeräten und verwaltet die Löschung leerer Seiten und die Angleichung der Dokumente. Digitalisieren Sie in Paketen und profitieren Sie von mehreren Möglichkeiten der Aufgliederung: nach Separatoren, nach Stempeln, nach Strichcodes, nach Dokumentenerkennung (RAD) oder durch Aufbringen einer farblichen Markierung (patentiert).
Zeendoc klassifiziert für Sie
Wie viel Zeit verbringen Sie jeden Tag damit, Ihrer Dokumente sorgfältig aufzuräumen.
Oder, wie viel Zeit benötigen Sie, sie in einem Aktenschrank, auf Ihrem Server oder in Ihrer Mailbox wiederzufinden?
Zeendoc analysiert und klassifiziert die Dokumente für seine Kunden. Gleichgültig aus welcher Quelle das Dokument stammt, - E-Mails, elektronische Dateien, Papierdokumente -, Ihre Dokumente werden in einer einzigen Datenbank gesammelt.
Sobald die Dokumente in Zeendoc hinterlegt sind, werden sie durch unser Tool mittels seiner Erkennungstechnologie automatisch klassifiziert, ohne dass es eines weiteren Eingriffs des Nutzers bedarf. Die Applikation liest als erstes den gesamten Inhalt der Dokumente (und ermöglicht Ihnen damit die Suche nach einem beliebigen Wort oder Satz in Ihren Dokumenten), danach analysiert sie das Dokument, seinen Aufbau, seinen Inhalt und ordnet es schließlich entsprechend Ihres Indexierungsplans.
Finden Sie Ihre Dokumente mit wenigen Klicks wieder!
Zeendoc passt sich an Ihre Arbeitsweise an
Dank des einzigartigen Klassifizierungssystems von Zeendoc haben die endlosen Recherchen in den Ordnern und Unterordnern, immer dann, wenn Sie sich nicht genau an den Speicherort eines Dokuments erinnern können, nun ein Ende.
Suchen Sie nach Ihren eigenen Kriterien
Sie verfeinern, kombinieren eine Recherche nach dem Inhalt und mit einem Kriterium der Klassifizierung... mit Zeendoc ist alles möglich: Reduzieren Sie die Verwaltungszeit Ihrer Dokumente um 70 bis 80 %.
Zugang zur Information
Zeendoc ermöglicht den Zugang zum richtigen Inhalt, zu den richtigen Nutzern und zum richtigen Moment.
Sobald die Suche bestätigt ist, werden die Dokumente, die den angegebenen Kriterien entsprechen, entweder in Form einer Tabelle oder von Form von Vignetten angezeigt. Dann können Sie Ihre Dokumente verwerten: konsultieren, herunterladen, drucken oder mit Ihren Mitarbeitern teilen.
