Wie die Zeendoc-Lösung den Alltag der Mitarbeiter und des Unternehmens durch die Automatisierung der Prozesse der Bearbeitung und Verwaltung der Lieferantenrechnungen erleichtert hat.

Das Unternehmen

Die Lösung wurde für das Management des Verwaltungszentrums des Unternehmens eingerichtet: Buchhaltung, Finanzen und Personal.

Tätigkeit: Herstellung und Vertrieb von Chablis-Weinen

Einige Kennzahlen

  • 95 Mitarbeiter an 3 Standorten in Frankreich
  • 4 Chablis-Appellationen, die in fast 50 Länder verkauft werden 
  • Ein Umsatz von 21,5 Millionen Euro.

Ein Gespräch mit Benoît GRIZARD, Leiter Administration und Finanzen, und Nadège VERPY, Leiterin der Buchhaltung.

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Die Implementierung

Sechs Nutzer wurden in der Verwendung der Lösung geschult. Zwei Personen hinterlegen Dokumente und nutzen die erweiterten Funktionen, die anderen Mitarbeiter nutzen die Lösung nur, um nach Informationen zu suchen.

Die Implementierung  von Zeendoc im Unternehmen war aufgrund der Einfachheit des Tools schnell erledigt und die Nutzer haben sich rasch an diese neue Art des Zugangs zu den Unternehmensdokumenten gewöhnt.

Zeendoc im Alltag...

Klassifizierung der Lieferantenrechnungen, Verwaltung unserer Zahlungsüberweisungen, Löhne und Belege für Sozialabgaben. In erster Linie bedeutet es aber eine wesentliche schnellere Suche innerhalb der ganzen Verwaltungsdokumente

Das ursprüngliche Ziel war die Reduzierung der Papierarchive. Dann hat sich aber auch die Zeitersparnis bei der Suche und der Klassifizierung der administrativen Informationen als Schlüsselvorteil der Lösung herausgestellt.

Die Erwartungen und Vorteile für unseren Kunden

Zeitersparnis, Platzgewinn

Das Ziel unseres Kunden war in erster Linie die Reduzierung seiner Papierarchive auf allen Ebenen seiner administrativen Verwaltung.

Die Digitalisierung der Dokumente hat zu einem signifikanten Platzgewinn in den Räumen des Unternehmens geführt. Mit der Einrichtung von Zeendoc im Unternehmen hat sich für die 6 Nutzer, die täglich mit den administrativen Aufgaben des Unternehmens beschäftigt sind, vor allem die Zeitersparnis bei der Klassifizierung und der Suche von Informationen als wichtiger Vorteil der Lösung herausgestellt.

Zugriff und Arbeit aus der Distanz

Außerdem hat der mobile Zugriff auf die Daten der Leiterin der Buchhaltung eine größere Flexibilität und Effizienz in ihrer Tätigkeit ermöglicht, da sie nun auch von zuhause aus arbeiten kann.

Zeendoc in der Zukunft...

Da jetzt die gesamte Buchhaltung in Zeendoc integriert ist und ein Großteil der Organisation der Dokumente automatisch erfolgt, wird eine Verbindung zur Buchhaltungssoftware des Unternehmens (SAGE100) aufgebaut, damit die von Zeendoc aus den Rechnungen extrahierten Daten automatisch integriert werden und sich die Zeit, die mit der Erfassung der Daten in die Software verbracht wird, damit um 40 % reduziert.