Wie die Zeendoc-Lösung den Alltag der Mitarbeiter und des Unternehmens durch die Automatisierung der Prozesse der Bearbeitung und Verwaltung der Lieferantenrechnungen erleichtert hat.

Das Unternehmen

Tätigkeit: Spediteur, Kraftstoffhandel, Lagerung

Einige Kennzahlen:

  • 30 Mitarbeiter
  • 2 Standorte in den Pyrenäen
  • 12 Auflieger, 10 Tanklaster, 4 Hebebühnenträger, 3 Träger für Kohlenwasserstofftanks

Bericht: Julie Dubertrand, Verwaltungschefin.

Der Bedarf

Vereinfachung der Rechnungsstellung durch die Minimierung der manuellen Eingriffe und Reduzierung der Recherchezeiten der archivierten Dokumente.

Vor Zeendoc

  • Die Software, die für die Registrierung des Verbrauchs an den Zapfsäulen der Vertriebseinrichtungen genutzt wird, generiert ein einheitliches Synthesedokument, das nicht mit der Fakturierungssoftware kompatibel ist. Die Erfassung dieser Daten beschäftigt eine Person eineinhalb Tage pro Monat.
  • Nach dem Vergleich dieser Informationen mit den Daten der Fahrtenblätter, werden die Rechnungen manuell erstellt und per Post verschickt, begleitet von den Belegen der verschiedenen Quellen.
  • Die Archivierung dieser Dokumente wird von 5 Personen mit einem jeweils unterschiedlichen Ablageplan vorgenommen.

Nach einer Analyse unserer Bedürfnisse hat uns das Unternehmen Copy Sud, das uns in der globalen Verwaltung unserer IT-Chain (Ausstattungen, Informatik, Software, Integration) begleitet, eine für unser Unternehmen besonders geeignete Lösung vorgeschlagen, Zeendoc.

Die Speicherung der Verbrauchsdaten an den Zapfsäulen, die bisher eine Person eineinhalb Tage beschäftigt hat, wird jetzt in  weniger als 2 Stunden erledigt.

Mit Zeendoc

Zeitersparnis

Für den Verbrauch an der Zapfsäule verwertet Zeendoc das von der Softwaren generierte Dokument, klassifiziert, erkennt und extrahiert automatisch die Daten der einzelnen Kundenkonten, um sie dann mit einem Klick an die Fakturierungssoftware weiterzuleiten. Diese Operation nimmt jetzt weniger als zwei Stunden in Anspruch.

Reduzierung der Fehler

Die in Paketen digitalisierten Fahrtenblätter werden von Zeendoc aufgeteilt und klassifiziert und dann automatisch mit den verschiedenen Kundenkonten verknüpft.

Der Versand der 300 dematerialisierten und automatisierten  Rechnungen:

  • Zeendoc verwertet die von der Unternehmenssoftware herausgegebenen Rechnungen
  • Verknüpft die Belege
  • Schickt sie mit einem Klick per E-Mail

Das Ergebnis

  • Eine unglaubliche Zeitersparnis, eine deutliche Verbesserung der Produktivität, echte Einsparungen (Papier, Umschläge, Porto) und eine Reduzierung des ökologischen Fußabdrucks.
  • Die verbesserte Archivierung ermöglicht nun einen sofortigen Zugang zur gesuchten Information, gleichgültig ob Verträge, Personal, Papiere in Zusammenhang mit den Fahrzeugen…

Die Fähigkeit von Zeendoc, unsere verschiedenen Unternehmenssoftwarelösungen zu integrieren und dabei die Bearbeitung unserer Informationen zu vereinfachen und zu optimieren, war ausschlaggebend.

Zeendoc in der Zukunft

Um die Verfolgung der Zahlungen zu verbessern, die besonders zeitaufwändig ist, wird Zeendoc in Verbindung mit der Inkasso-Software das Nachfassen systematisieren und komplett automatisieren, damit dem Unternehmen jeden Monat  ein ganzer Tag für eine produktivere Arbeit zur Verfügung steht.