Für Thillard & Duhamel ist Zeendoc in erster Linie: Eine Zeitersparnis bei der Recherche und eine mobile App, mit der die Mitarbeiter von überall auf die Informationen zugreifen können.

Das Unternehmen

Tätigkeit des Unternehmens: Verwaltung / Vermietung / Immobilien- und Verkaufstransaktionen

Einige Kennzahlen:

  • 19 Personen
  • 1200 verwaltete Immobilien
  • 1 Verkauf alle zwei Tage
  • 360 Vermietungen pro Jahr

Bericht von Baptiste LOPEZ, Vermögensverwalter bei der Immobilienagentur Thillard et Duhamel.

Die Implementierung

Zwölf Nutzer wurden in der Verwendung der Lösung geschult. Alle sind Nutzer, die sowohl nach Informationen suchen wie auch ihre Dokumente in Zeendoc hinterlegen und ordnen.

Die Einrichtung von Zeendoc im Unternehmen erfolgte innerhalb weniger Wochen und die Handhabung durch die Nutzer ging besonders schnell vonstatten. Die Implementierung der Lösung wurde in einem globalen Ansatz integriert: Material und Softwarelösung. Ein einfaches Dokumentenaudit hat eine 360°-Vision der Anforderungen im Bereich der Dematerialisation, der zu erreichenden Ziele und der Kompetenzen der Nutzer ergeben.

Jeder unserer Mitarbeiter sucht 10 bis 15 Mal pro Tag eine Information in seinen Dossiers. Zeendoc hat die mit dieser Tätigkeit verbrachte Zeit um 40 bis 50 % reduziert.

Zeendoc im Alltag...

Um in wenigen Sekunden alle Informationen der Kandidaten für eine Vermietung oder das Dossier einer Immobilie finden. Ein Zugang zur gesamten Datenbank der Agentur für alle unsere Mitarbeiter im Außendienst auf Smartphone oder Tablet und die Möglichkeit, wichtige Fotos und Dokumente aufzunehmen und sofort an die Agentur zu übermitteln.

Die Erwartungen und Vorteile für unseren Kunden

Zeitersparnis

Das Ziel unseres Kunden war in erster Linie die Erleichterung der Recherche von Dokumenten in den Vermietungsmanagementunterlagen. Im Durchschnitt muss jeder Nutzer im Rahmen seiner täglichen Arbeit zwischen 10 und 15 Mal pro Tag auf diese Dossiers zugreifen. Die Zeit, die mit der Recherche eines Dokuments verstreicht, wurde um 40 bis 50 % verringert, das entspricht rund einer halben bis dreiviertel Stunde Arbeitszeit pro Mitarbeiter und pro Tag.

Mobiler Zugang während eines Treffens

Die spezielle mobile Applikation ermöglicht einen sehr schnellen Zugang auf die notwendigen Dokumente über Smartphone oder Tablet (besonders für das Management von Schadensfällen) bei einem Treffen außerhalb des Büros.

Verwaltung der Rechte und Vertraulichkeit

Die Gewährleistung der Vertraulichkeit bestimmter Dokumente trotz eines Zugangs aller Nutzer zu einer einzigen Datenbank war ebenfalls eines der wichtigen Elemente, die integriert werden mussten. Dokumente mit einer größeren Vertraulichkeitsstufe, z.B. Personalakten, konnten ebenfalls in die Datenbank integriert werden, wobei die Zugangsrechte für diese Dokumente je nach ihrer Funktion an verschiedene Nutzer zugewiesen wurden. Zeendoc war auf allen Ebenen präsent, um die alltägliche Verwaltung des Unternehmens zu erleichtern.

Zeendoc in der Zukunft...

Da es sich um eine komplett evolutive Lösung handelt, kann der Kunde jetzt einen neuen Schrank öffnen, um alle Dokumente zu verwalten, die mit der internen Verwaltung der Agentur in Zusammenhang stehen. Andere sind noch in der Projektphase, wie die Verwaltung von Regelungen Eigentümergemeinschaft, und mit Sicherheit die Schaffung eines Zugangsbereichs zu bestimmten Dokumenten (Mietverträge, Fälligkeitsanzeigen) für die Kunden, der durch die unbegrenzte Nutzerzahl bei Zeendoc ermöglicht wird.